Gestire il tempo

Avete già sentito parlare della Matrice di Eisenhower?

È un metodo che permette la gestione delle priorità, attraverso la valutazione delle attività, secondo quattro criteri, separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, organizzando le nostre attività giornaliere in base al loro grado di importanza/urgenza.

IMPORTANTE

Innanzitutto dobbiamo precisare che importante è un concetto soggettivo.

Ciò che è importante per te magari per qualcun altro non lo è o – meglio ancora – ciò che è importante oggi, può non esserlo in un altro momento della tua vita.

Le priorità sono legate ai nostri valori, ai nostri obiettivi e i nostri principi; imparare a gestirle attraverso la nostra scala di valori è fondamentale per un efficace gestione del tempo.

URGENTE

Diverso è invece il concetto di urgente: esso dipende unicamente dalla variabile tempo. Va quindi applicata in tutte quelle attività che richiedono attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza.

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Quadro1: sono gli impegni a gestire te!

Qui troviamo quelle azioni che vanno compiute al più presto e non sono delegabili agli altri.

Le attività che rientrano in questo quadrante vanno ridotte al massimo, in quanto sono quelle che solitamente fanno perdere il controllo della situazione, facendoti lavorare in costante emergenza.

Rischio: commettere continui errori e non avere poi il tempo di rimediare.

Quadro 2: azioni importanti, ma non urgenti

Qui: attività mirate al tuo miglioramento personale, nuove strategie operative da mettere in pratica, progetti a medio/lungo termine, corsi di formazione, attività sportive, esami medici, nuove attività di business.

Tutto ciò che serve ad aiutare a gestire meglio te stesso, a migliorare la qualità della tua vita, azioni a carattere strategico e a lungo termine possono essere affrontate senza la pressione dell’urgenza.

Vanno assolutamente programmate; se si continua a procrastinare si rientra nel Q1.

Quadro 3: l’inganno

Azioni che noi riteniamo urgenti, considerandole ingannevolmente importanti.

Si tratta di tutti quei compiti che non generano un vantaggio immediato per te e che non ti conducono al raggiungimento dei tuoi obiettivi. Devono essere comunque svolte, ma possono essere tranquillamente delegate, tipo: riunioni, mansioni che non ti competono.

Quadro 4: Non importante/Non urgente

La maggior parte delle attività del questo quadrante non fornisce alcun valore reale. Si tratta perlopiù di perdite di tempo.

Attività che non producono effetti, anche se sono piacevoli e rilassanti vanno eliminate – a meno che – in quel momento non vogliamo proprio rilassarci un po’.

Attenzione però, perché spesso la cosa banale ci impedisce di fare una cosa più piacevole.

P.S.: Possiamo sostituire i valori di urgenza e importanza ad altri valori, come la soddisfazione – il vantaggio proprio e degli altri.

(Per esempio darò la precedenza ciò che mi dà soddisfazione ed è ben pagato tralasciando cose noiose e non pagate)